Nove aziende su dieci stanno affrontando notevoli difficoltà nella governance del proprio network di entità legali. Si tratta di una problematica particolarmente sentita dalle grandi imprese che si trovano a dover gestire centinaia di entità in diversi paesi del mondo. A dirlo è l’ultima EY Law Survey, indagine condotta in collaborazione con l’Harvard Law School Center su un campione di 2.000 leader aziendali di 17 settori in 22 Paesi. Fra le altre priorità del futuro rientrano la gestione dei contratti e l’innovazione tecnologica.
I dipartimenti legali, fa notare il rapporto, possono diventare un abilitatore di business per le imprese, ma devono dimostrare di saper cogliere nuove opportunità adattandosi alle trasformazioni che la pandemia Covid-19 ha accelerato. “Per cogliere queste sfide come nuove opportunità è fondamentale abbracciare la trasformazione digitale e farla propria in maniera efficace e organica, nonché anticipare e comprendere le esigenze del mercato dei servizi di Tax&Law in un contesto che, al completo superamento della pandemia”, spiega Stefania Radoccia, Managing Partner di EY Tax & Law in Italia (nella foto di lato).
Gestire il network
Le aziende che operano a livello internazionale scelgono il più delle volte di affidarsi a molteplici studi legali per adeguarsi a ciascuna legislazione nazionale, un’organizzazione che rischia però di generare ritardi e costi aggiuntivi. Una gestione, quindim non ottimale dei vari soggetti giuridici appare particolarmente dannosa per la crescita del business aziendale, specialmente in un momento di svolta come quello attuale in cui le imprese guardano al dopo pandemia e si preparano a rivoluzionare la supply chain e a riprendere a pieno ritmo l’attività di m&a.
Nel dettaglio, per i due terzi degli intervistati a rendere complessa la governance delle diverse entità legali è la carenza di informazioni aggiornate (68%). Una percentuale simile (66%) lamenta poi difficoltà nel seguire i cambiamenti normativi in ciascuna giurisdizione nazionale. A pesare, fa notare EY, sono inoltre le risorse limitate sia in termini di personale sia di budget. Il 76% delle divisioni legali dispone infatti soltanto di un massimo di cinque figure professionali dedicate alla gestione delle società e pertanto il 73% dei manager dichiara di affidarsi anche al dipartimento finanziario dell’azienda per assolvere questi compiti. Inoltre, l’88% degli intervistati pone l’accento su riduzioni del budget che hanno avuto conseguenze sulle società non investendo nel miglioramento di questi processi.
Circa il 96% dei leader aziendali si dichiara poi insoddisfatto dell’attuale tecnologia dedicata alla gestione delle entità legali. Tra questi il 72% sostiene che i sistemi utilizzati non siano sufficientemente aggiornati ed il 62% ritiene che la tecnologia disponibile non consenta di tenere traccia dell’attività in maniera esaustiva per le necessità delle imprese. Infine, il 68% delle aziende ricorre al supporto di molteplici studi legali per la governance delle proprie società in giro per il mondo. Un modello frammentato che però rischia di creare diverse inefficienze e dal quale il 57% delle aziende sta cercando di allontanarsi affidandosi invece ad un unico soggetto.
La sfida dei contratti
Altrettanto cruciale è il tema della contrattazione: il 92% delle aziende sta infatti tentando di trasformare la gestione dei contratti per scongiurare inefficienze organizzative e perdite di guadagno. Non a caso, la centralità del ruolo dei contratti è rimarcata dal 57% dei manager intervistati, che proprio a causa delle inefficienze ad essi collegate, afferma di aver sperimentato una riduzione generale dei guadagni. Le imprese di tutto il mondo sono pertanto al lavoro per rendere più virtuosa la gestione dei contratti, come ribadisce il 92% dei manager intervistati da EY.
Tuttavia, la sfida rimane colossale e ottimizzare i contratti è un’operazione che richiede grandi sforzi da parte delle imprese. Il 98% dichiara di trovarsi dinnanzi a barriere critiche da superare che ostacolano tale processo di rinnovamento. Inoltre, per un 38% che ha già messo in atto strategie di cambiamento, lo sforzo ha condotto a risultati fallimentari. Un dato che sottolinea la difficoltà diffusa di implementare correttamente una strategia efficace di cambiamento. Dal report emerge chiaramente l’esigenza da parte della quasi totalità delle imprese (99%) di ridurre i costi legati ai contratti. Questa volontà ha importanti ripercussioni sui consulenti legali, i quali sono spinti a cercare nuove soluzioni in grado di ridurre i costi.
Futuro digitale
Imprescindibile per l’evoluzione della funzione legale è poi l’innovazione digitale, un ambito in cui c’è ancora molto terreno da recuperare considerato in particolare che il 65% delle aziende non dispone delle tecnologie adeguate a rispondere alla potenziale minaccia rappresentata dalla violazione dei dati. Nello specifico, la digitalizzazione è una grande opportunità per le imprese, soprattutto nel processo di realizzazione e gestione dei contratti. Dall’indagine emerge che la strada da percorrere verso una corretta implementazione delle più recenti innovazioni sembra tutt’altro che semplice. La quasi totalità degli intervistati (99%) afferma di non disporre della tecnologia e dei dati utili per l’ottimizzazione delle operazioni legate ai contratti.
Seppur se ne conosca i vantaggi, concretizzare quest’innovazione strutturale implica uno sforzo che non tutti oggi stanno compiendo con la stessa intensità. Il 59% dei consulenti legali ritiene che un utilizzo massivo della tecnologia possa ridurre i costi, mentre il 50% dei dipartimenti legali ha effettivamente incrementato l’uso della tecnologia. La voglia di innovare è assai diffusa, ma manca uno slancio (principalmente in termini di risorse ed expertise) in grado di avviare processi interni innovativi per risolvere problemi ricorrenti. Il 78% degli intervistati non riesce a tracciare sistematicamente gli obblighi contrattuali e il 68% non ha accesso a informazioni accurate e aggiornate sui propri soggetti giuridici. La digitalizzazione permetterà sicuramente un cambio di passo nel mondo delle professioni legali e decisivo è l’impiego di nuove tecnologie al servizio dei consulenti. I dati, infatti, confermano questa tendenza: il 70% del campione già oggi adotta sistematicamente strumenti tecnologici a supporto della gestione dei contratti.
